Satınalma Yöneticisinin El Kitabı E-Mağaza’da

Rekabet avantajı elde etmede satınalma bölümünün rolü gözler önündedir. Satınalma operasyonlarının işletme faaliyetlerine katkısı anlaşıldıkça, satınalma bölümüne ve dolayısı ile insan kaynağına verilen değer artmaktadır.

İşletmenin bugünü ve gelecekteki ihtiyaçları düşünüldüğünde, satınalma yöneticisinin sahip olması gereken nitelikler çok yönlü tartışılmakta, sektörel deneyim ve uzmanlaşma önem kazanmaktadır. Satınalma yöneticilerinin mesleki ve kişisel yetkinlik alanları her geçen gün genişlemektedir.

Satınalma yöneticisinin mesleki ihtiyaçlarını karşılamaya yönelik olarak hazırlanan eserde, satınalma anlayış ve uygulamaları, sözleşme yönetimi, tedarikçi seçimi ve performans değerlemesi ile tedarikçi ilişkileri üzerinde durulmuştur. İş hayatına satınalma bölümü tercihi ile başlayanlar için kitap kapsadığı konular ve örnekler açısından zengin bir kaynak niteliğindedir. Kitapta teorik çerçeve ile birlikte yurtiçi ve uluslararası çok sayıda işletme uygulamalarının verilmesine özen gösterilmiştir. Bu kapsamda ayrıca alanında lider firmaların satınalma ve tedarikçi performans değerleme uygulamaları ile sektörel form ve belge örneklerine yer verilmiştir.

Önsöz

Bugünün iş dünyasında yaşanmakta olan yoğun rekabet, işletmeleri yeni yöntem ve iş modelleri konusunda daha fazla düşünmeye sevk etmektedir. Rekabetin keskinleşmesi ile birlikte kurum içi ve kurum dışı tüm paydaşlarla entegrasyon sağlama çalışmaları bir zorunluluk haline gelmiştir. İşletmelerde daha çevik olabilme adına süreç bazlı hareket etme anlayışı yaygınlaşmıştır. Bu anlayış işletme ön ve arka evreleri ile koordinasyon yani tedarik ve dağıtım sistemleri ile etkin ve verimli bir çalışma arayışını hızlandırmıştır. Tedarik zinciri olarak adlandırılan bu yeni bakış açısı bir anlamda genişletilmiş işletmeye geçiş şeklinde tanımlanabilmektedir. Tedarik zinciri yönetimi ise doğrudan işletme rekabet stratejisi ile ilgili olup, ona uygun bir biçimde başta satınalma, operasyon, lojistik olmak üzere tüm yeteneklerin uyumlandırılması ve geliştirilmesi çabalarını içermektedir.

Uluslararası ticaret, bilişim teknolojileri ve lojistiğin gelişimi tedarik zinciri yapılanmasının önünü açmıştır. Küreselleşme ile birlikte işletmeler, yeni pazarlara yönelmekte ve uluslararası pazar deneyimlerini artırmaktadır. Girilen her yeni pazarla beraber yeni tedarikçiler ve dağıtım kanal üyeleri ile çalışma imkânına sahip olunmaktadır.  Ayrıca yeni e-iş modelleri de uluslararası satınalma ve dağıtım operasyonlarının kapsamını genişletmektedir. Bu noktada tedarik zinciri tasarımı, yürütme ve strateji çalışmaları şirketlerin atması gereken en önemli adım olmuştur.

Satınalma, tedarik zinciri yönetiminin hayati bileşenlerinden bir tanesidir. Doğru kalitedeki ürün ve hizmeti hangi tedarikçiden, ne zaman, ne kadar bedelle aldığınız rekabet avantajı elde etmede başlangıç noktasını oluşturmaktadır. Satınalma özünde bir kaynak yönetimi olup para, zaman, kalite ve yenilikçilik faydası yaratmaktadır. Satınalma operasyonlarının başarısı ya da başarısızlığı sonucunda para ve zaman kazanılır ya da kaybedilmektedir. Kısaca, işletmenin varlığını sürdürmesinde satınalmanın hayati rolü bulunmaktadır.

Satınalmanın işletme içerisindeki rolü her geçen gün güçlenmektedir. Satınalma bölümü günümüzde işletme içerisinde pasif rolden çıkmış hayli etkin bir rol üstlenmektedir. Satınalma bölümü aynı zamanda bir iletişim merkezidir. Talep sahiplerinin gereksinimlerini hızla anlama ve doğru çözüm arayışında yoğun çaba sarf etmektedir. İşletme içi ve dış dünya ile bağlantıları ile satınalma bölümü bütünleyici bir işlev görmektedir. Bütün bu yönleriyle işletme tepe yönetimi satınalmanın yarattığı katma değerin gayet farkındadır.

Satınalma, dış çevre ile olan etkileşim düzeyi artmıştır. Satınalma, pazar şartlarını, rakipleri, tedarikçileri ve onların üretmiş olduğu ürün ve hizmetleri takip etmek zorundadır. Aynı zamanda satınalma ülke ekonomik koşullarını, finansal piyasaların yanı sıra mevzuattaki değişimleri yakından izlemek durumundadır. İnternetin her alanda yoğun kullanımı satınalma departmanı için daha fazla araştırma ve seçeneği gündeme getirmiştir. Satınalma, bir istihbarat merkezi olmuştur.

Faaliyette bulunulan sektör ve işletmenin uzmanlık alanları, doğrudan ve dolaylı ürün ve hizmetlerin satın alınması bölüm organizasyon şemasına ve çalışan niteliklerine yansımaktadır. Satınalma bölümleri daha fazla uzmanlaşma içerisindedir. Ürün, malzeme ve sektörü tanıma, kalite standartları, tedarikçi ve rakip işletmeleri takip edebilme gibi konular satınalma yöneticisinin daima gündemindedir. Hızla değişen çevre koşulları satınalma insan kaynaklarının oluşturulmasında sektörel deneyimi ve eğitimi ön plana çıkarmaktadır.

Satınalmanın stratejik sorumlulukları artmıştır. İşletme için doğru tedarikçileri bulma, onlarla iletişimi sağlama, ilişki yönetimi konusunda doğru hamleler üretme ve vizyon yayılımını gerçekleştirme hiç de kolay değildir. İşletmeler arası koordinasyonu gerçekleştirme daha fazla satınalma bölümünün gündemini oluşturmaktadır. Bugünün rekabet ortamı tedarikçinin işletme stratejilerine entegrasyonu ile ortaklaşa düşünme ve hareket etmeyi gerekli kılmaktadır. Birlikte çalışılabilirlik ve geleceğe yönelik planlamaların oluşturulmasında satınalma bölümün görevleri çoğalmaktadır. Tedarikçilerin kalite, maliyet, teslimat, yenilikçilik ve çevre açısından istenilen seviye çekilmesi konusunda göstergelerin oluşturulması ve izlenmesi gerekmektedir. Bu noktada tedarikçi performans değerleme sisteminin kurulması ve tedarikçi geliştirme çalışmaları önem kazanmaktadır.

Tedarikçi performans değerlemesi ile birlikte satınalma bölümlerinin de, neyi, neden, ne zaman, kimden ve ne kadara aldıkları sürekli değerlendirilmektedir. İşletme içerisinde bu denli mercek altında olan bir bölüm, gerçekleştirdiği tüm faaliyetlerde son derece dikkatli davranmak zorundadır. Satınalma bölümlerinin performanslarının ölçülmesi ve denetimi konusunda daha fazla çaba harcanmaktadır.

Satınalma ve tedarik zinciri operasyon ve uygulamaları hızla gelişmektedir. Dolayısı ile kitap içerisinde yer alan bölümler, ilerleyen baskılarda daha da zenginleşecektir. Kitabın iş hayatında yer alan uygulamacılara ve özellikle Tedarik Zinciri Yönetimi Yüksek Lisans Programlarında okuyan öğrencilerimize faydalı olmasını dilerim.

Eşim Sedef ile kızlarım Selin ve Çağla’ya sağlamış oldukları huzur ve mutluluktan dolayı teşekkür ederim. Ayrıca İşletme Bölümü asistanlarımızdan Arş. Gör. Adil Ünal’a ve Beta Yayınevine katkılarından dolayı teşekkürlerimi sunarım.

Prof. Dr. Murat ERDAL

İstanbul Üniversitesi

Kitap Hakkında

Satınalma ve Tedarik Zinciri Yönetimi başlıklı bu çalışmada tedarik zinciri yönetimi alanı içerisinde önemli bir yer tutan satınalma anlayış ve uygulamaları, sözleşme yönetimi, tedarikçi seçimi ve performans değerlemesi ile tedarikçi ilişkileri üzerinde durulmuştur. Kitapta teorik çerçeve ile birlikte yurtiçi ve uluslararası çok sayıda işletme uygulamalarının verilmesine özen gösterilmiştir. Bu kapsamda kitabın rahat okunabilmesi için alanında lider firmaların tedarikçi performans değerleme uygulamaları ile sektörel form ve belge örneklerine yer verilmiştir.

Kitap dört ana başlıktan oluşmaktadır:

• Satınalma ve Tedarik Zinciri Yönetimine Giriş

• Tedarik Zinciri Yönetiminde Satınalma Süreçleri
• Sözleşme Yönetimi

• Tedarikçi Performans Değerlemesi

“Satınalma ve Tedarik Zinciri Yönetimine Giriş” başlıklı birinci bölümde satınalma yönetiminin hızla değişen doğası ve satınalma bölümünün işletme içerisindeki stratejik rolü incelenmektedir. Öncelikle satınalma ve tedarik zinciri yönetiminin tarihsel gelişimi ile birlikte temel tanım ve kavramlar ele alınmıştır. Satınalma operasyonlarında ürün ve hizmetler sınıflandırılarak imalat, sağlık, inşaat, bilgi ve iletişim sektörleri bazında malzeme alım grupları değerlendirilmiştir. Böylelikle farklı sektör örnekleri incelenerek satınalma farklılıklarına ışık tutulmuştur. Bununla birlikte satınalma organizasyon yapısı ve yönetimi analiz edilmiştir. Yurtiçi ve uluslararası satınalma ile merkezi ve yerinde (ayrık) satınalma türleri işlenmiş ve satınalma bölümünün işletme içerisindeki yeri ve diğer bölümlerle olan ilişkileri çok yönlü bir biçimde irdelenmiştir. Bu bölümde ayrıca satınalma stratejileri ve satınalma portföy analizine yer verilmiştir. Günümüz rekabet ortamında yaşanan belirsizlik ve risk faktörlerinin satınalma ve tedarik zinciri operasyonlarındaki yansımaları göz önünde bulundurulmuştur. Tedarikçi tabanı ve ürün gruplarının risk ve karlılığa etkileri analiz edilmiştir. Farklı ürün grupları ve farklı özelliklerdeki tedarikçi profiline sahip işletmelerle ilişkilerin nasıl yapılandırılması gerektiği konusu sorgulanmıştır. Böylelikle tedarikçi pazarında yer alan işletmelerin rekabet avantajları masaya yatırılmıştır.

“Tedarik Zinciri Yönetiminde Satınalma Süreçleri” başlıklı ikinci bölümde satınalma süreçleri kapsamlı bir biçimde işlenmiştir. Temel satınalma süreçleri aşağıdaki aşamalardan oluşmaktadır.

• Problemin Ortaya Çıkışı ve Satınalma İhtiyacının Belirlenmesi
• Satınalma Siparişinin Tam Olarak Tanımlanması
• Tedarikçi Araştırması ve Seçimi
• Satınalma Siparişinin Hazırlanması
• Tekliflerin Analizi, Pazarlık ve Anlaşma
• Satınalma Siparişinin Verilmesi ve İzleme
• Siparişlerin Teslim Alınması ve Kontrolü
• Fatura Kontrolü ve Ödeme
• Tedarikçi Performans Değerlendirme, Geri Besleme ve Sürdürülebilirlik.

İkinci bölümde talep sahibinden başlayan gereksiniminin tedarikçi araştırması ile devam eden ve ürün ve hizmetin teslim alınması ve ilgili birime ulaştırılmasıyla sonuçlanan tüm aşamalar detaylı bir şekilde işlenmiştir. Bölüm içerisinde işletmelerin gündelik iş yaşamında kullandıkları belge ve formlardan örnekler verilmiştir. Böylelikle satınalma iş akışları ve satınalma prosedürlerinin işleyiş biçimi açıklanmaktadır. 

“Sözleşme Yönetimi” başlıklı üçüncü bölümde öncelikle sözleşme kavramı, satınalma sözleşmelerinin temel unsurları ve sözleşme türleri üzerinde durulmaktadır. Sözleşme yönetiminin üç temel evresi; sözleşme hazırlama, sözleşmenin yürütülmesi ve sözleşme izleme ve kontroldür. Sözleşme yönetiminin bu üç temel aşamasında satınalma bölümünün rolü ile talep sahibi birim ve hukuk bölümü ile olan etkileşimler incelenmiştir. Sözleşme yönetiminde yaşanan problemler ve sözleşmelerin yorumlanması ayrı bir başlık altında toplanmıştır. Tedarikçilerle yaşanan anlaşmazlıkların hangi alanlarda daha sık yaşandığı ve ne gibi önlemlerin alınması gerektiği konusunda ipuçları verilmiştir. Bölüm içerisinde satınalma sözleşmelerinde sıklıkla yer alan maddelerin içeriklerinin ne anlama geldiği açıklanmış ve örnekler verilmiştir. Konuyu zenginleştirme amacı ile otomotiv ve inşaat sektörleri başta olmak üzere çeşitli sektörlerden satınalma sözleşme metinlerinden faydalanılmıştır.

“Tedarikçi Performans Değerlemesi” başlıklı bölüm gerçek anlamda satınalma ve tedarik zinciri çalışmalarının kesişimini oluşturmakta olup tedarikçi performans değerlemesi tüm yönleriyle ele alınmıştır.  Bölüm başında tedarikçi performans yönetim sisteminin nasıl kurulacağı ve temel adımlar işlenmektedir. Daha sonrasında ise tedarikçi sertifikalandırma konusu tüm yönleri ile ele alınmaktadır. Uygulamada sıklıkla kullanılan kalite, maliyet, teslimat, yenilikçilik ve çevre performans göstergeleri açıklanmıştır. Performans göstergelerinin neden inşa edildiği ve hangi amaçlara hizmet ettiği analiz edilmiştir. Performans değerlemesinin alıcı ve tedarikçi işletmeler için ne anlama geldiği ve ilgili taraflardaki yansımaları irdelenmiştir. Tedarikçi ilişkilerinin özünde işletmeler arası ilişkiler olduğu düşüncesinden hareketle örgütsel davranış, kültür, ekipler arasındaki iletişim ve güven konuları incelenmiştir. Son dönemde daha fazla çalışılan bir alan olan tedarikçi geliştirme konusu ise ayrı bir başlıkta analiz edilmiştir. Bu konuda öne çıkan sonuç odaklı ve süreç odaklı tedarikçi geliştirme yaklaşımlarının olumlu ve olumsuz tarafları incelenerek karşılaştırma yapılmaktadır. Bölüm içerisinde otomotiv, elektrik, makine, sağlık, uzay ve havacılık gibi farklı sektörlerden tedarikçi performans değerleme uygulamaları incelenmiştir. Ayrıca kitabın son bölümünde iki kalitatif araştırmaya yer verilmektedir. Birinci araştırmada farklı sektörlerden bir araya gelen satınalma yöneticileri ile odak grup çalışması yapılmıştır. İkinci araştırmada ise otomotiv ana sanayiinden bir işletme ile tedarikçi ilişkileri ve tedarikçi geliştirme üzerine bir atölye çalışması gerçekleştirilmiştir. Böylelikle ülkemizde pratik iş yaşamından gelen yöneticilerce satınalma, tedarikçi ilişkileri ve tedarik zinciri yönetimi konularındaki anlayış ve uygulamalar değerlendirilmiştir.

Yazar Hakkında

İstanbul Üniversitesi öğretim üyesi Prof. Dr. Murat Erdal, “Tedarik Zinciri Yönetimi”, “Satınalma Yönetimi”, “Üretim Yönetimi” ve “Lojistik Yönetimi” alanlarında dersler vermektedir. Akademik çalışmalarını tedarik zinciri yönetimi, satınalma stratejileri ve pazarlık yönetimi, tedarikçi performans değerlemesi ve tedarikçi geliştirme teknikleri, lojistik, uluslararası taşımacılık ve  depo yönetimi  alanlarında sürdürmektedir.

Dr. Erdal, üniversite-sanayi işbirliği çerçevesinde Organize Sanayi Bölgeleri ve çok sayıda üretim tesisinde saha araştırması gerçekleştirdi. Bu kapsamda otomotiv, kimya, inşaat, demir-çelik, iletişim, elektronik, lojistik ve perakende sektörleri üzerine incelemelerde bulundu. Türkiye ve Bölgesel Lojistik Master Planlamaları üzerine çalışmaları bulunan Dr. Erdal, Denizcilik Müsteşarlığı, TCDD, UTİKAD, UND, TİM, İTKİB, DKİB ve pek çok sivil toplum kuruluşu bünyesinde seminer verdi ve proje yönetti.

Halen İstanbul Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü Tedarik Zinciri Yönetimi Yüksek Lisans Program (Tezli ve İkinci Öğretim) Başkanlığı görevini yürüten Dr. Erdal, evli ve iki kız çocuğu babasıdır. 

Prof. Dr. Murat Erdal’ın yayınlanmış başlıca eserleri:

• Satınalma ve Tedarik Zinciri Yönetimi
• Entegre Lojistik Yönetimi
• Teknoloji Yönetimi
• Depo Yönetimi
• Lojistik Yönetimi
• Uluslararası Taşımacılık Yönetimi
• Uluslararası Demiryolu Eşya Taşımacılığı
• Konteyner Deniz ve Liman İşletmeciliği
• Lojistik İşletmelerinde Yönetim-Organizasyon ve Filo Yönetimi
• Küresel Lojistik